Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami). 

Pracodawca może jednak ustalić własne zasady rozliczania delegacji służbowych. Jeśli zdecyduje się na takie rozwiązanie, powinien uregulować warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. 

Powinien jednak pamiętać, że swobodne określanie kwot z tytułu zwrotu wydatków ponoszonych w czasie podróży służbowej nie dotyczy minimalnej wysokości diet. Pracodawca nie może ustalić diety za dobę krajowej podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej w rozporządzeniu.

Dieta ma rekompensować wyższy koszt wyżywienia poza gospodarstwem domowym i stanowić pokrycie zwiększonych wydatków. Zgodnie z przepisami rozporządzenia dieta wynosi 23 zł za dobę podróży.

Jak liczyć diety

Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, a jej wysokość zależy od czasu trwania podróży służbowej.

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety (11,50 zł).

W przypadku podróży trwającej ponad 12 godzin, ale nie dłużej niż doba - przysługuje dieta w pełnej wysokości (23 zł).

Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Za niepełną, ale rozpoczętą dobę (do 8 godzin) - przysługuje połowa diety, a jeżeli niepełna, ale rozpoczęta doba trwa ponad 8 godzin – pracownikowi wypłacimy za ten dzień dietę w pełnej wysokości.