Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracodawca może wysłać pracownika w podróż służbową na terytorium kraju oraz może delegować pracownika w podróż zagraniczną, poza granice Polski.

Wydatki poniesione w związku z podróżą służbową, pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, o ile podróż służbowa jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i została podjęta w celu uzyskania przychodów, albo w celu zachowania lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej dla pracowników jednostek sfery budżetowej oraz samorządu terytorialnego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zmianami).

Pozostali pracodawcy mogą również zastosować stawki należności określone w rozporządzeniu, ale mają też swobodę w określaniu należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowach o pracę. Zakres tej swobody jest ograniczony tym, że kwoty należności z tytułu podróży służbowych nie mogą być niższe od stawek ustalonych w rozporządzeniu.