Pracownikowi w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie jej kosztów. Wydatki poniesione w celu odbycia podróży służbowej, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli podróż służbowa jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i została podjęta w celu uzyskania przychodów, albo w celu zachowania lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami). Podkreślić należy, że przepisy tego rozporządzenia stosują pracodawcy sfery budżetowej.

Pozostałe firmy powinny ustalić zasady wypłacania należności pracownikom w przepisach wewnętrznych (układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania) albo w umowach o pracę. Ustawodawca ograniczył swobodę pracodawców prywatnych w kształtowaniu należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej, jedynie w zakresie wysokości diet.

Te należności przysługujące pracownikom, nie mogą być niższe od przewidzianych dla pracowników państwowych lub samorządowych jednostek budżetowych. Pozostałe należności z tytułu podróży służbowej nie muszą być regulowane według zasad przewidzianych w rozporządzeniach.